Polityka prywatności platformy do składania zamówień B2B EgaKids

Celem wypełnienia obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO”, poniżej przedstawiamy politykę prywatności dotyczącą przetwarzania danych osobowych przez platformę do składania zamówień B2B EgaKids, adres strony internetowej platformy: www.egakids.pl (dalej: „Platforma” lub „EgaKids”). Niniejszy dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi źródła Pani/Pana obowiązków. Polityka prywatności przedstawia określone niżej, istotne dla Pani/Pana zagadnienia:

KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH?
CZYJE DANE PRZETWARZA EGAKIDS?
JAKIE DANE PRZETWARZA EGAKIDS? W JAKIM CELU? JAK DŁUGO DANE SĄ PRZECHOWYWANE?
KONTO UŻYTKOWNIKA
ZŁOŻENIE ZAMÓWIENIA
WYSTAWIENIE FAKTURY
ZWROTY I REKLAMACJE
KONTAKT
ODZYSKIWANIE PORZUCONYCH KOSZYKÓW
LOGI SERWERA
NEWSLETTER
PLIKI COOKIES I INNE TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE
JAK EGAKIDS CHRONI PAŃSTWA DANE OSOBOWE?
JAKIE PRAWA PRZYSŁUGUJĄ OSOBIE, KTOREJ DANE PRZETWARZA B2B EGAKIDS?
KOMU PRZEKAZYWANE SĄ PAŃSTWA DANE OSOBOWE?
PROFILOWANIE

1. KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH?

Administratorem lub współadministratorami Pani/Pana danych osobowych jest F.P.H.U. „EGA” Ewa Pacak, ul. Częstochowska 18, 42-120 Miedźno, NIP: 5741532431, REGON: 151363926 lub/oraz EGA LOGISTIC Kacper Pacak, ul. Częstochowska 18, 42-120 Miedzno, NIP: 5732854715, REGON: 361572975 (dalej łącznie jako: „Platforma” lub „EgaKids”);

Kontakt z Administratorem Danych Osobowych jest możliwy:

Telefonicznie pod numerem tel. +48 504 473 888,
Poprzez e-mail kontaktowy: biuro@egakids.pl
Listownie na adres: Częstochowska 18, 42-120 Miedźno.

2. CZYJE DANE PRZETWARZA EGAKIDS?

Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do przetwarzania przez EgaKids danych osobowych następujących osób:

Użytkowników Platformy,
Odwiedzających Platformę,
Usługobiorców korzystających z usługi Newslettera – jeżeli EgaKids zdecyduje się na jego wprowadzenie,
Klientów/Kontrahentów i potencjalnych Klientów/Kontrahentów Platformy, osób działających w ich imieniu, pracowników, współpracowników i innych osób kontaktowych Klientów lub Potencjalnych Klientów;
Innych osób kontaktujących się z EgaKids poprzez e-mail, formularz kontaktowy, listownie lub telefonicznie.

3. JAKIE DANE PRZETWARZA EGAKIDS? W JAKIM CELU? JAK DŁUGO DANE SĄ PRZECHOWYWANE?

Poniżej przedstawiono uporządkowane tematycznie informacje o zakresie i rodzaju danych osobowych przetwarzanych w konkretnym celu, podstawę przetwarzania oraz czas przechowywania danych.

A. KONTO UŻYTKOWNIKA

Cel przetwarzania

Celem przetwarzania danych jest założenie i utrzymanie konta użytkownika.

Zakres i rodzaj danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane z związku z założeniem i funkcjonowaniem konta użytkownika Platformy to:

imię i nazwisko,
nazwa podmiotu,
adres,
numer NIP,
adres e-mail,
hasło użytkownika.

Użytkownik może w każdej chwili zmodyfikować dane przypisane do konta, poprzez skorzystanie z opcji zmiany danych, dostępnych po zalogowaniu się do konta.

Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Użytkownika zebranych w związku z założeniem i funkcjonowaniem konta Użytkownika jest:

niezbędność do wykonania przez Platformę umowy o prowadzenie konta na Platformie, którą Użytkownik zawiera z EgaKids na podstawie regulaminu Platformy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),

Czas przetwarzania

Dane osobowe pozyskane w związku z założeniem i funkcjonowaniem konta Użytkownika są przetwarzane przez czas trwania umowy o prowadzenie konta na Platformie.

Użytkownik może w każdej chwili rozwiązać umowę o prowadzenie konta poprzez usunięcie konta, co skutkować będzie usunięciem danych osobowych z bazy. Usunięcie konta nie skutkuje jednak usunięciem danych dotyczących zamówień złożonych za pośrednictwem Platformy.

B. ZŁOŻENIE ZAMÓWIENIA

Cel przetwarzania

Celem przetwarzania danych osobowych jest przyjęcie zamówienia i wykonanie umowy sprzedaży.

Zakres i rodzaj danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane w związku ze złożeniem zamówienia i zawarciem umowy sprzedaży to:

imię i nazwisko,
nazwa podmiotu,
adres podmiotu,
adres dostawy przedmiotu umowy sprzedaży,
numer NIP,
adres e-mail,
hasło użytkownika.

Jeżeli w/w dane zostały podane przez Użytkownika w jego koncie, to pola formularza zamówienia zostają automatycznie wypełnione danymi przypisanymi do konta Użytkownika, przy czym Użytkownik może wprowadzić inne dane.

Oprócz danych osobowych przetwarzane są również szczegółowe dane dotyczące zamówienia, takie jak data złożenia zamówienia, przedmiot i wartość zamówienia, wybrany sposób dostawy i płatności.

Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Użytkownika zebranych w związku ze złożeniem zamówienia i zawarciem umowy sprzedaży jest:

niezbędność do wykonania przez Platformę umowy o prowadzenie konta na Platformie, którą Użytkownik zawiera z EgaKids na podstawie regulaminu Platformy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

Czas przechowywania danych

Dane osobowe podane w formularzu zamówienia są zapisywane w bazie danych Platformy i są przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej za pośrednictwem Platformy umowy sprzedaży. W przypadku zawarcia przez Użytkownika kilku umów sprzedaży, każda umowa zapisywana jest w bazie jako odrębna pozycja.

C. WYSTAWIENIE FAKTURY

Cel przetwarzania

Celem przetwarzania danych jest wystawienie i doręczenie faktury VAT w związku ze złożonym zamówieniem i zawartą umową sprzedaży.

Zakres i rodzaj danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane z związku z wystawieniem faktury to:

imię i nazwisko,
nazwa podmiotu,
adres podmiotu,
numer NIP,
inne dane niezbędne do wystawienia faktury,

Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku z wystawieniem i doręczeniem faktury jest obowiązek wystawienia faktury VAT, nałożony przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO), w szczególności odpowiednimi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Czas przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzane w związku z wystawieniem faktury przewarzane są w dokumentach księgowych przez czas wymagany odpowiednimi przepisami prawa, w szczególności przepisami ustawy o rachunkowości.

D. ZWROTY I REKLAMACJE

Cel przetwarzania

Celem przetwarzania jest wypełnienie obowiązków Platformy jako sprzedającego, związanych ze skorzystaniem przez Kupującego uprawnienia do odstąpienia od umowy lub reklamacji.

Zakres i rodzaj danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane z związku z odstąpieniem lub reklamacją gromadzone są przez Platformę na podstawie formularza odstąpienia od umowy lub formularza reklamacyjnego, wypełnionego i dostarczonego przez Kupującego.

Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku z odstąpieniem przez Kupującego lub złożeniem reklamacji jest obowiązek prawny ciążący na EgaKids (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO), w szczególności obowiązek zwrotu tego, co kupujący świadczył w związku z umową sprzedaży lub obowiązek rozpatrzenia i realizacji uprawnień kupującego związanego z reklamacją.

Czas przechowywania danych

Dane zgłoszone na formularzu odstąpienia od umowy lub formularzu reklamacyjnym są przechowywane przez czas wymagany odpowiednimi przepisami prawa lub do czasu przedawnienia roszczeń, w zależności od tego, co następuje później. Fakt odstąpienia od umowy lub złożenia reklamacji zapisywany jest również w systemie platformy.

E. KONTAKT

Cel przetwarzania

Celem przetwarzania danych jest udzielenie informacji lub dokonanie innych czynności, wnioskowanych przez osobę kontaktującą się z EgaKids.

Zakres i rodzaj danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane z związku z nawiązaniem kontaktu to:

imię i nazwisko,
nazwa podmiotu,
adres (adres korespondencyjny) – w przypadku kontaktu listownego,
numer telefonu – w przypadku kontaktu telefonicznego,
adres e-mail – w przypadku kontaktu za pośrednictwem poczty e-mail,
inne dane zawarte w korespondencji,

Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem korespondencji jest zgoda wynikająca z zainicjowania kontaktu z EgaKids i podania Platformie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

Czas przechowywania danych

Dane przetwarzane w związku z nawiązaniem kontaktu mogą podlegać – wraz z treścią korespondencji – archiwizacji. Dane mogą być przechowywane przez okres 6 miesięcy od zakończenia prowadzenia korespondencji lub do ustania przyczyn gospodarczych, dla których dane były przetwarzane.

F. ODZYSKIWANIE PORZUCONYCH KOSZYKÓW

Cel przetwarzania

Celem przetwarzania jest realizacja mechanizmu odzyskiwania porzuconych koszyków, w który wyposażona jest Platforma.

Mechanizm polega na tym, że jeżeli Użytkownik wprowadzi dane do formularza zamówienia, ale nie sfinalizuje transakcji, otrzyma on wiadomość e-mail z przypomnieniem o możliwości dokończenia zamówienia.

Zakres i rodzaj danych osobowych

Dane przetwarzane w związku z mechanizmem porzuconych koszyków to dane podane w formularzu zamówienia.

Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku z mechanizmem porzuconych koszyków jest:

niezbędność do wykonania przez Platformę umowy o prowadzenie konta na platformie, którą Użytkownik zawiera z EgaKids na podstawie regulaminu Platformy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

Czas przechowywania danych

Dane przetwarzane w związku z mechanizmem porzuconych koszyków są przechowywane przez okres 30 dni.

G. LOGI SERWERA

Korzystanie z platformy wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest Platforma. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.

Logi obejmują takie dane jak:

adres IP urządzenia, z którego korzystał Użytkownik odwiedzając Platformę,
datę i czas zdarzenia,
informacje o przeglądarce internetowej, jakiej używano podczas korzystania z Platformy,
system operacyjny, jakiego używano podczas korzystania z Platformy.

Logi zapisywane i przechowywane są na serwerze. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi z Platformy i nie są wykorzystywane przez EgaKids w celu identyfikacji osoby korzystającej z Platformy.

H. NEWSLETTER

Informacje ogólne

Platforma wykonuje usługę Newslettera na poniższych zasadach:

Usługa Newslettera polega na przesyłaniu przez EgaKids informacji o ofercie z zakresu produktów i usług oferowanych przez Platformę, aktualnych promocji, konkursów, wydarzeń, nowości a także innych informacji dotyczących Platformy.
Usługa wykonywana jest na podstawie umowy o świadczenie usługi Newsletter, zawartej pomiędzy EgaKids jako usługodawcą, a Usługobiorcą. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony a Usługobiorca ma prawo w każdym czasie wypowiedzieć umowę o korzystanie z usługi Newsletter ze skutkiem natychmiastowym.
Zawarcie umowy o świadczenie usługi Newsletter następuje z chwilą zaakceptowania Regulaminu świadczenia usługi Newsletter przez Usługobiorcę oraz podania danych w formularzu zapisu do usługi Newsletter. Z tą chwilą EgaKids staje się zobowiązany do świadczenia drogą elektroniczną usługi Newsletter.
EgaKids ma prawo do usunięcia nieprawidłowego lub nieistniejącego adresu e-mail podanego w formularzu. W takim wypadku umowa o korzystanie z usługi Newsletter zostaje rozwiązana.

Szczegółowe zasady świadczenia usługi Newslettera określone są w Regulaminie świadczenia usługi Newslettera.

Cel przetwarzania

Celem przetwarzania danych jest świadczenie usługi Newsletter.

Zakres i rodzaj danych osobowych

Dane osobowe Usługobiorcy przetwarzane w związku z usługą Newsletter to:

Imię i nazwisko,
Adres e-mail,

Podstawa prawna

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody Usługobiorcy, tj. art. 6 ust. 1 pkt a) RODO. Zgoda może być w dowolnym momencie wycofana poprzez anulowanie subskrypcji, w sposób wskazany w Regulaminie usługi Newsletter.

Czas przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są do czasu anulowania subskrypcji przez Usługobiorcę. Po anulowaniu subskrypcji dane osobowe przechowywane są przez czas niezbędny dla ochrony uzasadnionych interesów EgaKids, w tym przede wszystkim dla obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec EgaKids.

I. PLIKI COOKIES I INNE TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

Platforma EgaKids, podobnie jak niemal wszystkie inne strony internetowe, wykorzystuje pliki Cookies, w celu optymalizacji korzystania przez Państwa z Platformy poprzez zapewniania wygodnego i dostosowanej do preferencji Użytkownika korzystania ze Strony.

Czym są Cookies?

Cookies to niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na Państwa urządzeniu końcowym (np. komputerze, tablecie, smartfonie), które mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Platformy EgaKids.

Cookies pozwalają Platformie EgaKids:

zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Platformy, zgodnie z oczekiwaniami Użytkowników,
pamiętać zalogowanie do konta Użytkownika przy każdej wizycie w Platformie,
pamiętać ustawienia Użytkownika podczas i pomiędzy wizytami w Platformie,
poprawić szybkość i bezpieczeństwo korzystania z Platformy,
umożliwiać Użytkownikowi udostępnianie treści w serwisach społecznościowych,
umożliwiać Użytkownikowi odtwarzanie treści pochodzących z serwisów zewnętrznych,
ulepszać funkcje dostępne dla Użytkownika w Platformie,
korzystać z narzędzi marketingowych,
kierować do Użytkownika spersonalizowane reklamy.

Zgoda na Cookies

Podczas Pani/Pana pierwszej wizyty w serwisie wyświetlana jest informacja na temat stosowania plików Cookies. Zaakceptowanie i zamknięcie tej informacji oznacza, że wyrażają Państwo zgodę na wykorzystywanie plików Cookies zgodnie z postanowieniami niniejszej Polityki Prywatności. Mają Państwo prawo do wycofania zgody w każdym czasie poprzez usunięcie plików Cookies oraz zmianę ustawień plików Cookies w Państwa przeglądarce. Wyłączenie plików Cookies może jednak powodować trudności w korzystaniu z Platformy, jak również z wielu innych stron internetowych, które stosują Cookies.

Cookies własne

Pliki Cookies można podzielić na własne oraz pochodzące od podmiotów trzecich. Jeżeli chodzi o Cookies własne, EgaKids wykorzystuje je w celu prawidłowego działania Platformy, w szczególności w następujących celach:

prawidłowego działania koszyka i procesu zamówienia,
określenia czy Użytkownik jest zalogowany,
zapamiętania zalogowania Użytkownika,
odnotowania faktu akceptacji regulaminu i wyrażenia zgody marketingowej.

Cookies podmiotów trzecich

EgaKids, podobnie jak większość stron internetowych, wykorzystuje funkcje udostępniane przez serwisy zewnętrzne, takie jak Facebook czy YouTube.

Korzystanie z widgetu pozwalającego na udostępnianie treści w serwisach społecznościowych łączy się z akceptacją plików Cookies Facebook i innych serwisów społecznościowych.

Cookies podmiotów trzecich wykorzystywane są również w ramach remarketingu oraz w ramach działań statystycznych, o których mowa poniżej.

Cookies wykorzystywane w celach statystycznych

Wykorzystujemy Cookies do śledzenia statystyk Platformy, takich jak liczba osób odwiedzających, rodzaj systemu operacyjnego i przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania Platformy, czas spędzony na Platformie, odwiedzone podstrony Platformy etc. Korzystamy w tym zakresie z Google Analytics. Zbierane w tym zakresie informacje są całkowicie anonimowe i nie pozwalają na Pani/Pana identyfikację.

Marketing

Wykorzystujemy Cookies w celu prowadzenia działań remarketingowych polegających na prezentowaniu Pani/Panu reklam zachęcających do powrotu do serwisu lub skorzystania z promocji, zniżek i tym podobnych. Wykorzystujemy również Pixel Facebooka, by móc kierować do Państwa reklamy w serwisie Facebook.

Dodatkowe narzędzia śledzące

Silnik platformy wyposażony jest we wtyczkę pozwalającą na obserwację Pani/Pana jako użytkownika odwiedzającego Platformę oraz zapisywanie historii ostatnio odwiedzanych przedmiotów.

4. JAK EGAKIDS CHRONI PAŃSTWA DANE OSOBOWE?

Platforma EgaKids wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dostosowane do prowadzonej działalności, w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, w tym w szczególności zapewnienia poufności, integralności i dostępności danych osobowych.

EgaKids systematycznie przeprowadza analizę ryzyka w celu weryfikacji adekwatności i skuteczności wdrożonych środków i w razie wykrycia potencjalnych zagrożeń implementuje odpowiednie środki.
EgaKids sprawuje kontrolę nad dostępem do danych osobowych, w szczególności poprzez ograniczenie i kontrolę osób upoważnionych do dostępu do danych osobowych, stosowane systemy uwierzytelniania, zapory sieciowe i inne adekwatne środki.
EgaKids przetwarza dane osobowe w zakresie i przez okres niezbędny do zrealizowania celów przetwarzania.
EgaKids zobowiązuje osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych, oraz osoby, którym powierza przetwarzanie danych osobowych, do zachowania w poufności danych osobowych i sposobów ich przetwarzania a także do przetwarzania danych osobowych w sposób i przy zachowaniu środków zapewniających ochronę i zgodność z prawem przetwarzania.
EgaKids przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami RODO i ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

5. JAKIE PRAWA PRZYSŁUGUJĄ OSOBIE, KTOREJ DANE PRZETWARZA B2B EGAKIDS?

1. Posiada Pani/Pan prawo do:

dostępu do treści swoich danych,
prawo sprostowania danych,
prawo do usuwania danych (w zakresie, w jakim jest to możliwe na podstawie obowiązujących przepisów),
prawo do ograniczenia przetwarzania,
prawo przenoszenia danych.
prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Zgoda może być cofnięta w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Żądania w zakresie realizacji powyższych praw należy zgłaszać Platformie EgaKids za pośrednictwem podanych danych kontaktowych.

2. Na przetwarzanie danych osobowych przysługuje Panu/Pani także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

3. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zrealizowania celów przetwarzania i w zależności od okoliczności niepodanie danych osobowych może skutkować brakiem możliwości zrealizowania tych celów, w tym m.in. niemożnością nawiązania kontaktu, zawarcia czy wykonania umowy sprzedaży produktów oferowanych przez Platformę.

4. Jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek podania danych osobowych, ich podanie jest obligatoryjne.

6. KOMU PRZEKAZYWANE SĄ PAŃSTWA DANE OSOBOWE?

1. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

podmiotom świadczącym usługi kurierskie, w szczególności firmie kurierskiej GEIS (Geis PL sp. z o.o. z siedzibą w Sosnowcu),
dostawcom usług zaopatrujących Platformę w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne oraz zarządzanie jej organizacją, w szczególności:

dostawcom usług teleinformatycznych, w szczególności firmie Webh (ultimahost.pl Szeliga sp. j. z siedzibą w Łodzi)

dostawcom usług mailingowych – w szczególności firmie MailerLite,

dostawcom usług rachunkowych, prawnych, kontrolnych i doradczych, w szczególności księgowym, instytucjom finansowym, kancelariom prawnym;
sądom, innym organom publicznym, instytucjom lub podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.EgaKids nie zamierza przekazywać Pana/Pani danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

7. PROFILOWANIE

W oparciu o udostępnione przez Panią/Pana dane osobowe Platforma EgaKids nie będzie podejmowała wobec Pani/Pana zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.